News vom 17.08.2026Handwerkskammer unterstützt im Krisenfall

Betriebe sollten digitalen Notfallkoffer anlegen

Die verheerenden Waldbrände im Hürtgenwald und im Hohen Venn zeigen, wie schnell Feuer zur Gefahr werden kann – auch für Handwerksbetriebe im Kammerbezirk Aachen. Wird ein Betrieb durch Brand, Rauch, Löschwasser oder Evakuierungen beeinträchtigt, stellen sich oft sofort viele Fragen: Wie geht es mit laufenden Aufträgen weiter? Welche Versicherung ist zuständig? Welche Unterlagen werden benötigt? Und wie bleibt der Betrieb handlungsfähig, wenn Werkstatt, Büro oder Lager nicht mehr nutzbar sind? Sollten Sie vom Feuer betroffen sein, Fragen zu Ihrem Versicherungsschutz haben oder Unklarheiten zu Vertragsfragen bestehen, wenden Sie sich gern an die
Unternehmensberatung der Handwerkskammer Aachen.

Unabhängig von der aktuellen Lage empfiehlt die Handwerkskammer Aachen Handwerksbetrieben grundsätzlich, einen virtuellen Notfallkoffer anzulegen. Er hilft nicht nur im Brandfall, sondern auch bei Hochwasser, Einbruch, Diebstahl wichtiger Computer, Cyberangriffen oder anderen Krisen. Gemeint ist ein sicher abgelegter, regelmäßig aktualisierter digitaler Ordner mit allen Informationen und Dokumenten, die ein Betrieb im Ernstfall dringend benötigt.

Wichtig ist: Dieser Notfallkoffer sollte nicht ausschließlich auf dem Bürorechner, dem lokalen Server oder einer Festplatte im Betrieb gespeichert sein. Denn wenn das Büro abbrennt, sind auch lokale Festplatten, Aktenordner und Sicherungskopien im Gebäude verloren. Sinnvoll ist daher die zusätzliche Speicherung bei einem zuverlässigen Cloud-Dienstleister – geschützt, strukturiert und nur für berechtigte Personen zugänglich.

Warum ein virtueller Notfallkoffer wichtig ist

Nach einem Brand zählt jede Stunde. Versicherungen müssen informiert, Mitarbeitende koordiniert, Kundinnen und Kunden benachrichtigt und laufende Aufträge neu organisiert werden. Wer dann erst nach Policen, Vertragsnummern, Ansprechpartnern oder Zugangsdaten suchen muss, verliert wertvolle Zeit.

Ein gut vorbereiteter Notfallkoffer hilft dabei,

den Betrieb schneller wieder aufzunehmen,
Schäden zügig bei Versicherungen zu melden,
Kundinnen und Kunden transparent zu informieren,
Mitarbeitende erreichbar zu halten,
Fristen und Verpflichtungen einzuhalten,
finanzielle Risiken zu begrenzen.

Gerade kleine und mittlere Handwerksbetriebe profitieren davon, weil Wissen, Unterlagen und Zugänge häufig bei wenigen Personen gebündelt sind.

Diese Unterlagen gehören in die Cloud

1. Versicherungsunterlagen

Im Schadensfall sind Versicherungen meist die ersten Ansprechpartner. Deshalb sollten folgende Dokumente digital verfügbar sein:

Gebäude-, Inhalts- und Betriebsunterbrechungsversicherung,
Betriebshaftpflichtversicherung,
Fahrzeugversicherungen,
Cyberversicherung, falls vorhanden,
Policen, Vertragsnummern und Kontaktdaten der Versicherer,
Hinweise zu Meldefristen und Schadenhotlines.

Hilfreich ist außerdem eine aktuelle Fotodokumentation von Werkstatt, Lager, Büro, Maschinen, Werkzeugen und Fahrzeugen. Sie kann im Schadenfall die Kommunikation mit der Versicherung erleichtern.

2. Wichtige Betriebsdokumente

Damit der Betrieb organisatorisch weitergeführt werden kann, sollten zentrale Unterlagen gesichert sein:

Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung,
Handwerksrolleneintrag,
Gesellschaftsvertrag, falls vorhanden,
Miet- oder Pachtverträge,
Leasing- und Finanzierungsverträge,
Wartungs- und Serviceverträge,
Verträge mit Energieversorgern, Telekommunikationsanbietern und IT-Dienstleistern.

3. Kunden-, Auftrags- und Projektdaten

Nach einem Schaden müssen laufende Aufträge bewertet und Kundinnen und Kunden informiert werden. In den Notfallkoffer gehören daher:

aktuelle Kundenlisten,
laufende Angebote und Aufträge,
Projektpläne und Baustellendokumentationen,
Liefertermine und Fristen,
Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bei Kunden,
offene Rechnungen und Forderungen.

Wichtig: Personenbezogene Daten müssen datenschutzkonform gespeichert und geschützt werden. Es sollte klar geregelt sein, wer Zugriff auf diese Daten hat.

4. Lieferanten- und Partnerkontakte

Auch Lieferketten und externe Partner sind im Notfall entscheidend. Gespeichert werden sollten:

Kontaktdaten wichtiger Lieferanten,
Rahmenverträge und Preislisten,
Ansprechpartner bei Banken, Steuerberatung, Rechtsberatung und IT,
Kontakte zu Subunternehmern und Kooperationsbetrieben,
Notfallkontakte für Ersatzmaschinen, Mietfahrzeuge oder Ausweichflächen.

5. Mitarbeiterinformationen

Die Belegschaft muss schnell informiert und koordiniert werden können. In den Notfallkoffer gehören:

aktuelle Kontaktdaten aller Mitarbeitenden,
Notfallkontakte,
Arbeitsverträge und wichtige Personalunterlagen,
Einsatzpläne und Qualifikationsnachweise,
Informationen zu Arbeitskleidung, Werkzeugausstattung und Fahrzeugzuordnung.

Auch hier gilt: Zugriff nur für berechtigte Personen und nur so viel speichern, wie tatsächlich notwendig ist.

6. Finanz- und Steuerunterlagen

Damit Zahlungen, Löhne und Buchhaltung weiterlaufen können, sollten folgende Informationen gesichert sein:

Bankverbindungen und Ansprechpartner bei Kreditinstituten,
Übersicht über laufende Kredite und Leasingverträge,
aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen,
offene Forderungen und Verbindlichkeiten,
Steuerunterlagen und Kontaktdaten der Steuerberatung,
Informationen zur Lohnabrechnung.

Gerade bei Betriebsunterbrechungen ist es wichtig, schnell einen Überblick über laufende Kosten, Verpflichtungen und Außenstände zu haben.

7. IT-Zugänge und technische Informationen

Ohne digitale Zugänge ist ein moderner Betrieb kaum arbeitsfähig. In den Notfallkoffer gehören jedoch keine ungeschützten Passwortlisten. Stattdessen sollte ein professioneller Passwortmanager genutzt werden. Wichtig sind:

Zugang zum Passwortmanager,
Administrator-Kontakte,
Informationen zu genutzter Software,
Lizenznachweise,
Backup-Strategie und Wiederherstellungsanleitungen,
Kontaktdaten des IT-Dienstleisters,
Informationen zu E-Mail, Telefonanlage, Zeiterfassung, Warenwirtschaft und Buchhaltung.

8. Maschinen, Fahrzeuge und Inventar

Für Versicherung, Ersatzbeschaffung und Wiederaufbau ist eine aktuelle Inventarliste besonders wertvoll. Sie sollte enthalten:

Maschinen und Geräte mit Seriennummern,
Fahrzeuge mit Kennzeichen und Fahrzeugpapieren,
Werkzeug- und Lagerbestände,
Kaufbelege, Rechnungen und Wartungsnachweise,
Fotos oder Videos von Ausstattung und Räumen.

Regelmäßig aktualisieren und testen

Der beste Notfallkoffer nützt wenig, wenn er veraltet ist. Deshalb sollten Handwerksbetriebe feste Termine zur Pflege einplanen – zum Beispiel halbjährlich oder nach wichtigen Änderungen im Betrieb.

Dabei sollten folgende Fragen geprüft werden:

Sind alle Kontaktdaten aktuell?
Stimmen Versicherungs- und Vertragsnummern?
Sind neue Maschinen, Fahrzeuge oder Werkzeuge erfasst?
Sind neue Mitarbeitende aufgenommen und ausgeschiedene entfernt?
Funktioniert der Zugriff auf die Cloud?
Wissen die verantwortlichen Personen, was im Ernstfall zu tun ist?

Ein kurzer Notfalltest kann zeigen, ob die wichtigsten Dokumente schnell auffindbar sind und ob die vorgesehenen Personen tatsächlich Zugriff haben. Die Handwerkskammer Aachen unterstützt auch bei der Erstellung des Notfallkoffers.