News vom 18.03.2026Welche Steuerunterlagen können 2026 weg?

Für Bücher, Belege und Geschäftsbriefe gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen – ein Überblick für Handwerksbetriebe.

Zum Jahreswechsel lohnt sich für viele Betriebe ein Blick ins Archiv: Nicht alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Wer die gesetzlichen Fristen kennt, kann Papierordner und digitale Ablagen rechtssicher prüfen – sollte aber genau unterscheiden, um welche Art von Unterlagen es geht.

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten je nach Dokument unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Maßgeblich sind vor allem die Vorschriften der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs. Dabei gilt: Manche Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, andere acht oder sechs Jahre.

Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist

Zehn Jahre lang aufzubewahren sind insbesondere Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen. Ebenfalls dazu gehören Unterlagen, die zum Verständnis dieser Dokumente erforderlich sind, etwa Arbeitsanweisungen oder sonstige Organisationsunterlagen.

Für viele Betriebe ist außerdem wichtig: Auch Verfahrensdokumentationen zu elektronischen Kassensystemen und zu digital geführten steuerrelevanten Prozessen müssen so aufbewahrt werden, dass die Buchführung und ihre Abläufe nachvollziehbar und nachprüfbar bleiben. Die GoBD verlangen hierfür eine ordnungsmäßige und vollständige Dokumentation.

Acht Jahre für Buchungsbelege

Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Dazu zählen regelmäßig Rechnungen, Quittungen, Zahlungsbelege, Kontoauszüge, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und weitere Unterlagen, soweit sie als Beleg für einen Geschäftsvorfall der Buchführung dienen. Die verkürzte Frist von acht Jahren ist in § 147 AO geregelt.

Wichtig für die Praxis: Diese Acht-Jahres-Frist gilt nicht nur für neue Belege, sondern auch für solche Buchungsbelege, deren bisherige Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war.

Sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe

Sechs Jahre lang aufzubewahren sind empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe. Dazu können zum Beispiel Angebote, Mahnungen, Korrespondenz mit Kunden oder Lieferanten und auch E-Mails gehören, sofern sie für das Geschäft oder die Besteuerung relevant sind.

Was gilt für E-Rechnungen und digitale Unterlagen?

Elektronische Rechnungen und andere digitale steuerlich relevante Unterlagen müssen in einer ordnungsmäßigen Form aufbewahrt werden. Maßgeblich ist dabei nicht nur der Inhalt, sondern auch die elektronische Form, in der die Unterlage eingegangen oder erstellt worden ist. Die GoBD verlangen außerdem, dass digitale Unterlagen verfügbar, unveränderbar beziehungsweise nachvollziehbar verarbeitet und bei Bedarf maschinell auswertbar bleiben.

Für Betriebe heißt das: Bei E-Rechnungen sollten nicht nur sichtbare Inhalte gesichert werden, sondern auch die zur Prüfung und Nachvollziehbarkeit erforderlichen elektronischen Daten und Verfahrensinformationen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden ist, empfangen oder abgesandt wurde, die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder der Jahresabschluss beziehungsweise das Inventar aufgestellt wurde. Es kommt also nicht einfach nur auf das Datum auf dem Dokument an.

Ein Beispiel: Wurde ein Jahresabschluss für das Jahr 2015 im Februar 2016 erstellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres 2016, also am 1. Januar 2017. Bei einer zehnjährigen Frist endet sie am 31. Dezember 2026. Vernichtet werden dürfte die Unterlage dann grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027.

Was 2026 ausgesondert werden kann

Zum 1. Januar 2026 können grundsätzlich solche Unterlagen ausgesondert werden, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist bis zum 31. Dezember 2025 abgelaufen ist. Das betrifft zum Beispiel:

- zehnjährige Unterlagen, wenn die Frist Ende 2025 ausläuft,
- achtjährige Buchungsbelege, wenn die Frist Ende 2025 ausläuft,
- sechsjährige Handels- und Geschäftsbriefe, wenn die Frist Ende 2025 ausläuft.

Entscheidend ist aber immer der konkrete Einzelfall und der genaue Fristbeginn.

Nicht vorschnell vernichten

Auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden, solange sie noch für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind. Das kann etwa der Fall sein, wenn eine Außenprüfung läuft, ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist oder Unterlagen für anhängige steuerliche Verfahren noch benötigt werden.

Empfehlung für Handwerksbetriebe

Wer 2026 Unterlagen aussondern möchte, sollte Papierarchive und digitale Ablagen gleichermaßen prüfen. Sinnvoll ist es, die Unterlagen vorab nach Dokumentenarten zu sortieren und den Fristbeginn sauber nachzuvollziehen. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit Steuerberatung oder Buchhaltung – insbesondere dann, wenn laufende Verfahren, Prüfungen oder elektronische Rechnungsprozesse betroffen sind.